Como organizar documentos importantes?

Organizar documentos é essencial para manteres a tua vida organizada, tanto a nível pessoal, profissional como financeiro.

A boa notícia? Hoje, a tecnologia tornou este processo mais simples, seguro e eficiente. Com um pouco de disciplina e as ferramentas certas, podes dizer adeus à papelada desorganizada.
 

1. Os documentos que deves guardar e por quanto tempo

Manter um arquivo organizado – físico ou digital – é essencial para facilitar o acesso a documentos importantes. Eis as categorias principais e os prazos recomendados.

Trabalho

• Guardar: contratos, recibos de vencimento e comprovativos de descontos.
• Prazo: não há um prazo legal específico, mas recomenda-se guardar enquanto durar a relação laboral e até 5 anos após o seu fim, por questões de segurança jurídica.

Casa

• Guardar: escrituras, contratos de arrendamento e apólices de seguro.
• Prazo:
  • Escrituras: permanentemente.
  • Contratos de arrendamento: durante todo o tempo em que está em vigor e por mais 5 anos depois de terminar.
  • Apólices de seguro: até 5 anos após o fim da vigência.

Finanças e Impostos

• Guardar: declarações de IRS, faturas e recibos.
• Prazo:
  • IRS: 4 anos para particulares e 12 anos para empresas.
  • Faturas de serviços: não há um prazo legal único, mas para efeitos de garantia, guarda por 2 anos e para serviços corrente(água, luz, telemóvel, etc.) deves guardar por 6 meses a 2 anos, principalmente para verificar erros ou resolver litígios.
  • Recibos de renda e condomínio: 5 anos é uma prática segura, especialmente para deduções fiscais.

Saúde

• Guardar: exames médicos, receitas e relatórios clínicos.
• Prazo:
  • Receitas e exames: têm validade de 12 meses para efeitos de realização.
  • Para arquivo pessoal: recomenda-se guardar os documentos mais relevantes e substituir por versões mais recentes quando disponíveis.

2. Organização física de documentos: menos papel, mais propósito

Se ainda precisas de guardar documentos em papel, opta por:

• usar pastas com separadores por tema (ex: “Saúde”, “Finanças”, etc.);
• agrupar por ano e ordem cronológica;
• agrafar recibos às faturas correspondentes;
• manter os documentos mais recentes no topo.